التوثيق والأرشفة الإلكترونية

من طرف manal kamal الجمعة فبراير 04, 2011 8:35 am

التخطيط المبني على المعلومات الصحيحة والدقيقة وانطلاقاً من مفهوم لا تخطيط بدون معلومات، ولا معلومات بدون توثيق، ولا توثيق بدون أرشفة صحيحة وسليمة ومنظمة، ولأهمية التوثيق للمعلومات المختلفة ودوره في إنجاح جهود الإصلاح والتحديث الإداري تعتبر المعلومات من العناصر الحيوية في عصرنا الحاضر وتستمد أهميتها من ارتباطها بمختلف مجالات النشاط البشري فمن منا لا يحتاج في أبسط أمور حياته اليومية إلى المعلومات، ومن منا لم تتأثر مصالحه يوما ما نتيجة لمشكلة المعلومات سواء كان ذلك في تعامله مع نفسه أو مع مجتمعه بإفراده وهيئاته.
يعد التوثيق والأرشفة الالكترونية من أهم الأدوات التي تحول البيانات إلى معلومات مفيدة. وبالتالي تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين مؤسساتنا والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات. لذا تسعى المؤسسات في أنحاء العالم لتطوير إدارة المعلومات والمعرفة كوسيلة للتعامل مع المشاكل ولتصبح هذه المؤسسات أكثر فاعلية في تلبية احتياجات المواطنين والعملاء، وقد قطعت بعض الحكومات شوطًا كبيراً في هذا المجال سعيًا لتشغيل الحكومة الإلكترونية وتفعيلها.
أن من سمات الانتشار الواسع لتكنولوجيا المعلومات تضخم حجم المعلومات بصورة كبيرة بحيث أصبح عنصراً هاماً ومؤثراً في جوانب عديدة من المجتمع وأن معالجة هذه المعلومات والاستفادة منها ومع الانتشار الواسع لشبكة الانترنت التي أصبحت الوسيلة الأساسية للاتصال ولنشر وتبادل المعلومات يتطلب توثيق المعلومات بطريقة آلية آخذة في الاعتبار البحث في محتوى النصوص والبيانات مع ما يستلزم ذلك من أدوات معلوماتية لغوية فعالة.
أن الأرشيف هو تراث الأمة وذاكرتها التي لا تستغني عنها، وهو حصيلة تجارب الماضي ومخزون خبرة للمستقبل. وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة، فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية، وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته.
أن التوثيق والأرشفة الالكترونية من اهم الأدوات التي تحول البيانات إلى معلومات مفيدة. وبالتالي تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين مؤسساتنا والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات. لذا تسعى المؤسسات في أنحاء العالم لتطوير إدارة المعلومات والمعرفة كوسيلة للتعامل مع المشاكل ولتصبح هذه المؤسسات أكثر فاعلية في تلبية احتياجات المواطنين والعملاء.