أسس التعاملات الإلكترونيه بين المؤسسات

أصبح التعامل إليكترونيا بين المنشأه و الأخرى مفهوما سائدا ينجز الأعمال و التعاملات بسرعه و لكل ذلك أسس و مفاهيم سأوضحها هناتحتوي التعاملات الإلكترونية للمنشأة (حكومية أو أهلية) على عدة أنظمة، مثل:
أنظمة تخطيط موارد المنشأة (ERP) المسؤولة عن أنظمة الموارد البشرية والمالية، وأنظمة المستودعات، ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية (DMS)، ونظام إدارة تدفق العمل (Workflow Management System(WFMS))؛ وهذه الأنظمة تستخدم تقنية المعلومات لتشغيلها وتفعيلها، ولكنها في حقيقة الحال أنظمة إدارية بحتة، ولذا يجب على المسؤولين عن مشاريع التعاملات الإلكترونية أن يضعوا في اعتبارهم - عند تشكيل اللجان القائمة على المشروع - أن يكونوا من الإدارات المستفيدة من هذه الخدمات. ولكن قبل التفكير في تطبيق أي من هذه الأنظمة هناك عملية أساسية لا بد من إتمامها كاملة، إذ بدونها سوف يفشل أي مشروع للتعاملات الإلكترونية – بالتأكيد - ألا وهي إدارة إجراءات العمل (Business Process Management (BPM)).
ومشروع إدارة إجراءات العمل هو عملية إدارية بحتة تستخدم بعض أنظمة تقنية المعلومات لتسهيل تنفيذ المهمة، فهي تُعنى بتوثيق الهيكل التنظيمي وتوصيف كل وظيفة لدى المنشأة، وبعد ذلك يتم عمل توثيق لإجراءات العمل بشكلها الحالي ومن ثم يتم عمل إعادة هندسة إجراءات العمل (هندرة) (Business Process Reengineering (BPR)). وتكمن صعوبة الهندرة في عادات وتقاليد المنشأة التي تتخوف من عملية التغيير لأسباب عملية أو نفسية، وهنا يأتي دور الإدارة العليا للمنشأة لتفرض عملية التغيير مع وضع برامج تدريبية لها تسهل الانتقال للمراحل المطلوبة.
امن أسس لتعاملات الإلكترونيه أيضا إدارة التغيير و تعرف موسوعة ويكيبديا إدارة التغيير أنها التحول المنظم من حالة إلى أخرى، ويشمل ذلك جوانب التنظيم والمهام والمسئوليات والإجراءات والسياسات في المنشأة أو المؤسسة .
كما تعرف إدارة التغيير أنها مصطلح إداري يقصد به إجراء تغيير في طريقة العمل أو إدارة المؤسسة من خلال خطة واضحة المعالم، الهدف منه مواكبة التغييرات والتطورات الحديثة في محيط العمل لغرض الارتقاء بالإنتاجية وكفاءة العمل في المؤسسة والمنشأة . تبرز أهمية إدارة التغيير في هذا الوقت لعدد من الاعتبارات، أهمها التعاملات الإلكترونية التي أصبحت أسلوباً ومنهج عمل المؤسسات في القطاعين العام والخاص، وبدون تطبيق مفهوم إدارة التغيير في برامج الحكومة الإلكترونية لن يكون هناك تطبيقات عمل إلكترونية ناجحة والسبب في ذلك أن برامج التعاملات الإلكترونية تتطلب تغيير كامل وشامل لطريقة العمل ابتداءً من توثيق إجراءات العمل والممارسات الإدارية المصاحبة للتطبيق ومروراً بهندسة العمليات الإدارية، وانتهاءً بالتطبيق الفعلي للتعاملات الإلكترونية في المؤسسة أو المنشأة . إن الفكرة الأساسية في التعاملات الإلكترونية، اختصار إجراءات العمل وتوثيقها، فمثلاً بدلاً من سبعة إجراءات لمعاملة يدوية يتم اختصار الإجراءات إلى ثلاثة إجراءات في معاملة إلكترونية، وهذه الخطوة هي الأساس في تنظيم التعاملات الإلكترونية، وتسمى إعادة هندسة العمليات الإدارية، ولكي يتم تطبيقها بنجاح فلابد من تفعيل مفهوم إدارة التغيير حتى يتم البدء في تغيير إجراءات العمل الإدارية، تمهيداً لاختصار وتبسيط إجراءات التعاملات الإلكترونية .
وهنا تكمن أهمية وجود الموظف الخبير الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة في إدارته، وكذلك أهمية وجود محللي النظم والمبرمجين لإيجاد بيئة عمل إلكترونية مناسبة يتم فيها دمج الكفاءات الإدارية والتقنية لإخراج منتج إداري تقني يحل مشاكل ومعوقات العمل في المؤسسات والمنشآت الحكومية والخاصة .
إن نجاح التعاملات الإلكترونية مشروط بتطبيق وتفعيل مفهوم إدارة التغيير بكل جزئياته، وهذا لابد أن ينبع من الشخص المسؤول عن إدارة المنشأة أو المؤسسة، لأن المبادرات التطويرية يحب أن تنطلق من أعلى مستوى إداري في المؤسسة، كما يجب أن تحظى بالدعم من الإدارة العليا . بما أن المدير في هذا العصر لا بد أن يكون له ارتباط بالتقنية بشكل أو بآخر من خلال عمله الذي يتطلب إدخال التقنية كعنصر أساس لتطوير العمل في مؤسسته، فإنه يتوجب على المدير استغلال كافة الإمكانات البشرية والفنية في مؤسسته لتحقيق هذا الهدف من خلال عدد من الإجراءات والخطوات التطويرية أهمها، إعداد خطة استراتيجية لتقنية المعلومات في المؤسسة، بحيث تتضمن هذه الخطة رؤية تطويرية شاملة لكافة عناصر العمل في المؤسسة ابتداءً بتطوير إدارة الحاسب الآلي أو مركز المعلومات وتهيئتها لتحمل عبء العمل في المؤسسة، لأن إدارات الحاسب الآلي في مؤسسات ومنشآت القطاعين العام والخاص سوف تكون بمثابة العمود الفقري المسؤول عن سير وتدفق العمل في المؤسسة ( work flow )، ودعم إدارة الحاسب الآلي مادياً وبشرياً وفنياً للقيام بأعمالها على الوجه الأكمل .
يأتي أيضاً من ضمن الخطوات التطويرية التي يتوجب على المدير القيام بها ، الإشراف على العمل في مؤسسته من خلال تطبيق مشاريع تخطيط موارد الأعمال ( ERP ) وتهيئة كافة سبل النجاح لتنفيذ هذا المشروع الحيوي الذي لا غنى لأي مؤسسة أو منشأة عن تطبيقه في هذا العصر . هذه بعض المهام التقنية التي يجب أن يقوم بها مدير المؤسسة أو المنشأة في عصر ثورة تقنية المعلومات وتندرج تحت مفهوم إدارة التغيير، وليكن معلوماً لأي مدير مهما كان تخصصه أن التقنية أصبحت أداة أساسية للتطوير في كافة مجالات العمل الإدارية والمهنية المختلفة، وعدم العمل بها أو التخلي عنها أو إهمالها سوف يؤثر سلباً على المدير والمؤسسة، ولن تتمكن المنشأة من القيام بأعمالها أو أداء مهامها على الوجه الأكمل والمطلوب.